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Bei der Spitex werden seit jeher die gesamten Personalzeiten strukturiert und vollständig erfasst. Das Spitex-Finanzmanual gibt die Grundstruktur vor. Dies wurde im Spitex-Markt bisher nicht wirklich einheitlich umgesetzt. Mit tacs® können wir verlässliche Daten aus Umsystemen übernehmen und fehlende Inhalte pragmatisch ergänzen, damit diese standardisiert auswertbar sind. Unser Bericht aus Schaffhausen zeigt, wie das funktioniert.

Methode tacs bei der Spitex Region SH

Am 01. Januar 2019 starteten wir bei der Spitex Region Schaffhausen mit der Methode tacs. Noch vor der produktiven Umstellung war es uns sehr wichtig, dass wir alle unsere Mitarbeitenden früh informieren konnten, welche Änderungen bei der Umstellung auf das neue System auf sie zukommen werden. Damit konnten wir allfällige Fragen direkt beantworten und Bedenken und Ängste frühzeitig aus dem Weg räumen. Wir stellten jedoch sehr schnell fest, dass die meisten Mitarbeitenden der Änderung sehr positiv entgegenblickten und auch eine gewisse Vorfreude aufkam. Es wird an der Methode tacs besonders geschätzt, dass die nicht verrechenbaren Leistungen auf betriebliche und klientenspezifische interne Zeiten aufgeteilt werden können. Unseren Mitarbeitenden ist es nun möglich, genauer auszuweisen, welche Tätigkeiten die Bürozeiten beinhalten. Besonders unser Abklärungsteam profitiert von dieser Funktion, da sie auch bereits vor dem eigentlichen Klienteneintritt viele administrative Arbeiten erledigen müssen.

Nach der erfolgreichen Einführungszeit starteten wir mit den Auswertungen und dem Erstellen der Kennzahlen. Jede unserer Teamleitungen kann die Kennzahlen ihres Teams direkt anschauen und bei Bedarf entsprechend reagieren. Zudem werden einzelne Kennzahlen durch die zentralen Dienste über die ganze Spitex Region Schaffhausen ausgewertet und monatlich an einer Kadersitzung gemeinsam besprochen und analysiert. So können Massnahmen, welche die ganze Spitex betreffen, diskutiert und beschlossen werden.

Wir von der Spitex Region Schaffhausen sind in fünf Teams unterteilt, welche ihre Stützpunkte in den Alterszentren der verschiedenen Stadtquartiere haben. Durch diese räumliche Trennung haben sich in den Jahren auch Unterschiede bei der Abrechnung der internen Leistungen eingeschlichen. Mit der Einführung von tacs und mit Hilfe der erhaltenen Kennzahlen konnten wir hier wieder eine Einheitlichkeit der Codierung der Leistungen über die ganze Spitex Region Schaffhausen erreichen. Es ist sehr erfreulich, dass wir nach über einem Jahr produktiven Arbeitens bereits eine Verbesserung unserer Kennzahlen feststellen können.

Wir sind überzeugt, mit der Methode tacs das richtige Instrument gefunden zu haben, welches uns bei der täglichen Arbeit unterstützt. Es bietet uns die Möglichkeit, gewünschte Kennzahlen innerhalb kürzester Frist zu erstellen, mit denen wir unsere Arbeit auf der strategischen und auch politischen Ebene ausweisen können. Es würde uns sehr freuen, wenn noch mehr Spitex Organisationen damit arbeiten würden und so ein Benchmark mit anderen Organisationen möglich wäre.

Lea Schiendorfer
Fachspezialistin zentrale Dienste Bereich Alter

Andrea Monterosso
Leiterin zentrale Dienste und Spitex Region

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Dass die Nutzung der Methode tacs auch in einer kleinen Langzeitinstitution Sinn macht, zeigt eindrucksvoll der folgende Bericht aus dem Kanton Luzern.

Pflegewohngruppe Sonnenrain – eine Lebensphilosophie im letzten Lebensabschnitt

Mitten in Rain ist das Zentrum «Chileweg» für das Wohnen im Alter entstanden. Die Genossenschaft Pflegewohngruppe Sonnenrain bietet seit dem 1. Mai 2018 im «Haus der Begegnung» Wohnort und ein Daheim für Menschen im Alter. Die achtzehn Bewohnerinnen und Bewohner erhalten rund um die Uhr professionelle Betreuung und Pflege. Das Angebot umfasst eine wichtige Ergänzung zu den bestehenden Pflegeheimen der Region. Die beiden Wohngruppen sind überschaubar, damit auf Wünsche individuell eingegangen werden kann und die Gemeinschaft gefördert wird. Basis dieser Wohnform ist das Gleichgewicht zwischen Individualität und Gemeinschaft.

Die Genossenschaft Pflegewohngruppe Sonnenrain bietet einen abwechslungsreichen Arbeitsplatz für inzwischen dreissig Mitarbeitende mit insgesamt sechzehn Vollzeitstellen.

Die Auflagen und Vorgaben einer kleinen Institution entsprechen jenen aller Institutionen der Langzeitpflege. Nebst der Leistungsvereinbarung mit der Gemeinde Rain braucht es eine Betriebsbewilligung, für welche die Dienststelle Soziales und Gesellschaft des Kantons Luzern zuständig ist. Der Betrieb muss wirtschaftlich geführt werden und untersteht klar definierten Qualitätsvorgaben. Transparenz ist gefordert.

Als sehr wertvoll erweist sich die Zusammenarbeit in der Region mit der Residio AG in Hochdorf, einer grossen Institution mit 178 Langzeitpflegeplätzen, die ambulante und stationäre Dienstleistungen anbietet. Den Projektverantwortlichen war bereits beim Aufbau der Pflegewohngruppe klar, dass es aufgrund der geringen Grösse sinnvoll ist, gewisse Dienstleistungen an die Residio AG auszulagern sowie Stellvertretungen in Zusammenarbeit mit ihnen zu organisieren.

Entscheid für die richtigen und wichtigen IT- und Softwareanschaffungen

Mit professionellen und kompatiblen Lösungen versprachen sich die Verantwortlichen der Genossenschaft Pflegewohngruppe Sonnenrain bereits ab Beginn grosse Arbeitserleichterung und korrekte Dokumentationen. Damit die Zusammenarbeit mit der Residio AG einfacher abgewickelt werden kann, hat sich die Pflegewohngruppe Sonnenrain bewusst für dieselben Softwares entschieden. Anstelle einer reinen Arbeitszeiterfassung wurde die Anschaffung der Leistungserfassung tacs beschlossen. Daraus sollten nebst den bestehenden Finanzkennzahlen wertvolle Auswertungen und Kennzahlen als Führungsinstrument resultieren.

Gerade als kleine Institution ist es besonders wichtig, dass Zahlen und Fakten aufgezeigt werden können. Deshalb wurde ab dem Eröffnungstag mit der Leistungserfassung tacs gestartet.

Rückblickend auf die zwei Betriebsjahre hat sich dieser Entscheid als sehr klug erwiesen. Nebst den Finanzkennzahlen dienen die ausgewiesenen Auswertungen und Kennzahlen von tacs als Argumentation bei Gesprächen und Verhandlungen mit den verschiedenen Stakeholdern wie Angehörigen, Behörden, Gemeinden, Restfinanzierer und Krankenkassen.

Die tacs-Auswertungen der Pflegewohngruppe Sonnenrain, welche monatlich durch die strategische und operative Leitung eingehend besprochen werden, liefern die Stossrichtung zu notwendigen Massnahmen. Besonderes Augenmerk wird jeweils auf die Bewohnerübersicht mit Tarifstufen, Bewohnerübersicht Pflege und Betreuung, Kennzahlenübersicht, Leistungsprofil Personal, Variablenprofil Organisationseinheit sowie dem Ressourcenbedarf nach Tarifstufen gerichtet.

Die eingeleiteten Massnahmen haben zur Folge, dass es kaum mehr Differenzen zwischen den effektiven Leistungen und der Einstufung zur Verrechnung gibt. Dies hat enorme Auswirkungen auf die Finanzen. Optimierungen der Prozessabläufe generieren Zeitersparnisse, welche wiederum den Bewohnenden zugutekommen.

Der Vergleich mit dem Benchmark zeigt uns, dass wir uns auf dem richtigen Weg befinden.

Bereits nach dem ersten vollen Betriebsjahr 2019 hat sich der Entscheid, das Leistungserfassungssystem tacs ab Start zu implementieren, als richtig und wichtig erwiesen. Die wichtigsten monatlichen Kennzahlen und die gewinnbringenden umgesetzten Massnahmen wurden regelmässig auch mit den Mitarbeitenden besprochen und analysiert.

Zu Beginn war der Respekt bei den Mitarbeitenden gross, "ständig kontrolliert" zu sein. Inzwischen erkennen alle den Vorteil eines solch wertvollen Führungsinstrumentes. Die Erfassung der täglichen Leistungen gehört mittlerweile selbstverständlich zum Tagesgeschäft dazu.

Dank den Kennzahlen aus tacs und den daraus abgeleiteten Massnahmen, hat der Betrieb nach einem hohen Verlust, verursacht durch die Aufbaukosten im ersten Betriebsjahr 2018, im Jahr 2019 bereits mit einem moderaten Gewinn abgeschlossen.

Das wertvolle Führungsinstrument tacs erleichtert meine tägliche Arbeit massiv.

Lisbeth Schürmann-Schaller
Betriebsleitung Pflegewohngruppe Sonnenrain

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Es ist nicht die beste Zeit, um ein Jubiläum zu feiern. Dennoch teile ich in diesem Beitrag mit Freude meine Erinnerungen und Erfahrungen zum 15-jährigen Bestehen von Rodix mit Ihnen.

Was im Juli 2005 mit der Idee für eine komplett neue und innovative Lösung begann, hat sich über 15 Jahre im Markt bewährt, fand eine kontinuierliche Ausbreitung und wurde permanent weiterentwickelt. Die Methode tacs® wird als bekannter und bewährter Standard in Spitälern, Psychiatrien, Rehabilitationen, Spezialkliniken, Heimen und Spitex erfolgreich eingesetzt.

Der Kern der Methode tacs® sind die personellen Ressourcen eines Betriebs. So wurden im Ursprungshandbuch noch 27 Personalkategorien beschrieben. Heute gibt es über 280 methodische Inhalte, welche für das gesamte Gesundheitswesen gelten. Wir beobachten permanent die Entwicklung von Berufsausbildungen und aktualisieren bei Bedarf diese Kategorien. Gerade die Ausbildung lässt sich mit tacs® hervorragend abbilden indem nicht nur der effektive Einsatz von Lernenden, sondern auch der geleistete Ausbildungsaufwand für diese Personengruppe transparent ausgewiesen wird. Auch liefert tacs® Aussagen zur Bildungsinvestition, beispielsweise bei Wiedereinsteigern. Egal welche Ausbildung/Qualifikation Mitarbeiter besitzen, ob ein Patienten- oder Bewohnerkontakt besteht oder ob die Personen sonst für den Betrieb wichtig sind (wie Verwaltung, Hotellerie, Küche, Technik, Informatik, usw.). Mit tacs® werden alle Berufsgruppen mit ihren Tätigkeiten einfach und logisch abgebildet.

Auch die Organisationskategorien haben sich initial von fünf Kategorien im Heimbereich und elf Kategorien im Akutbereich zu aktuell über 110 Kategorien für das gesamte Gesundheitswesen entwickelt. Die verschiedenen Organisationskategorien sind zudem sehr relevant für einen aussagekräftigen Benchmark.

Bei der Variablenstruktur zur inhaltlichen Abbildung von Tätigkeiten hat sich die Grundstruktur bis heute sehr bewährt, indem die einzelnen Variablen den Elementen Kunden, Organisation, Bildung und Absenzen zugeordnet sind. Es gab einen Initialkatalog für die Pflege. Daraus entwickelten sich unter tacs®1 immer mehr individuelle Module, bis wir zum Schluss rund 50 verschiedene Module für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche im Gesundheitswesen hatten.

Nach 10 Jahren erfolgreichem Einsatz von tacs® mit jährlichen Überarbeitungen, hatten wir uns 2015 entschieden eine Generalrevision durchzuführen um mit tacs®2 noch viel schneller, einfacher und dynamischer auf die Entwicklungen und individuelle Bedürfnisse im Gesundheitswesen eingehen zu können.

Nach nun über 5 Jahren intensiver Entwicklungszeit haben bereits 98% unserer Kunden erfolgreich auf tacs®2 umgestellt. Alle Anwender können sehr einfach ihre benötigten Variablen selbst zusammenstellen und sie sind dennoch vollumfänglich Benchmark fähig.

Rodix hat sich in all den Jahren sehr stark auf die Anliegen und Wünsche der bestehenden Kunden konzentriert. So konnten wir mit der Weiterentwicklung von tacs® schnell und dynamisch am Ball bleiben. Dank unserem guten Ruf konnten wir in der Vergangenheit jährlich weitere neue Anwenderbetriebe dazugewinnen.

In den 15 Jahren haben wir uns ein sehr grosses Wissen angeeignet, wie man mit einem möglichst vertretbaren zeitlichen Aufwand sehr zuverlässige und aussagekräftige Kennzahlen für die erfolgreiche Führung eines Betriebs sicherstellen kann und diese Führungskennzahlen ideal nutzt. So haben gerade in der Corona-Krise einige Betriebe ihre Erfassung umgehend angepasst und gezielt darauf ausgerichtet, damit diese Situation mit dem veränderten Aufwand korrekt aufgezeigt werden kann. Dies war möglich, ohne dass irgendwo eine Software angepasst werden musste. Sehr schnell und einfach konnten in der tacs®Administration die benötigten Anpassungen aktiviert und mit der Erfassungssoftware über den Synchronisationsbutton übernommen werden.

Seit diesem Jahr bieten wir neu auch eine temporäre tacs® Erfassungen zur Standortbestimmung in bestimmten Bereichen an. Das sehr grosse Interesse auf unseren letzten Newsletter zeigt uns auf, dass wir auf dem richtigen Weg sind und bei diesem Thema ein sehr grosses Potential besteht.

Die Integration von tacs®Massnahmen und Mappings zu Fremdkatalogen für elektronische Dokumentationssysteme ist zu einem weiteren, wichtigen Standbein geworden. Auch hier konnten wir die Prozesse massiv vereinfachen und gleichzeitig eine hohe Flexibilität bieten.

Die Zeitbudgetberechnung ist eine großartige Funktionalität der Methode tacs®, indem für die bestehenden personellen Ressourcen den Arbeitsauftrag definiert und somit inhaltlich festgelegt werden kann, wie die verfügbaren Stellen konkret eingesetzt werden sollen. Die graphisch gut verständliche Gegenüberstellung zeigt dann auf, ob gemäss Auftrag gearbeitet werden konnte und wo Abweichungen vorliegen.

Die aktuell 56 Auswertungen mit den rund 30 Filtereinstellungen sind das Steckenpferd der Methode tacs®. Über unsere Weblösung kann jede vom Betrieb berechtigte Person, ihre Auswertungen erstellen, favorisieren, abonnieren. Über ein ausgeklügeltes Rechtesystem lässt sich genau einrichten, wer welche Auswertungen nutzen darf. 

Seit es die Firma Rodix gibt, hatte die stete Weiterentwicklung einen enorm grossen Stellenwert. So investieren wir permanent einen beträchtlichen Anteil unserer Arbeitszeit in dieses Thema, was sich schlussendlich in unserem ausgeklügelten und modernen Produkt widerspiegelt. Wir sind stolz auf das, was wir in den letzten 15 Jahren erreicht haben und sind bestens gerüstet und motiviert für die nächsten Entwicklungsjahre.

Bis zum 20 Jahre-Jubiläum haben wir noch einiges vor! Lassen Sie sich von unseren Ideen und Innovationen begeistern und verfolgen Sie unserer Aktivitäten!

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Auf vielfachen Wunsch haben wir die Methode tacs® im Umfang erweitert. Neu ist auch eine temporäre Erfassung unserer Tätigkeitsanalyse über einen frei definierbaren Zeitraum möglich.

Im Rahmen der Thematik rund um die Pflegefinanzierung haben Institutionen im Langzeitbereich gesetzliche Vorgaben zu erfüllen. So müssen beispielsweise die Kosten der Leistungserbringer für die Pflege und die Betreuung transparent und lückenlos nachgewiesen werden. Rodix bietet mit der Methode tacs® seit 15 Jahren ein Controlling-System an, mit welchem diese Kennzahlen mit vertretbarem Aufwand generiert werden können.

In den vergangenen Monaten haben wir mit dem Pflegezentrum Rotacher und dem Alterszentrum Hofwiesen in Dietlikon, sowie mit dem Alters- und Pflegezentrum Wägelwiesen in Wallisellen eine je zweiwöchige temporäre Erfassung mit tacs®2 durchgeführt. Die Resonanz auf dieses Pilotprojekt ist durchwegs positiv. Dank eines standardisierten Ablaufs konnten die drei Projekte schlank durchgeführt werden. Der Erfassungsaufwand für die erbrachten Tätigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lag in einem vertretbaren Rahmen. Die Fragestellungen der Betriebe konnten mit den standardisierten tacs®Auswertungen vollumfänglich beantwortet werden. Somit konnten wir dieses Pilotprojekt erfolgreich abschliessen.

Während des Zeitraums der temporären Erfassung kann die Methode tacs® ohne Einschränkung vollumfänglich und individuell genutzt werden. Der Betrieb entscheidet, wie und was genau erfasst werden soll.

Mit tacs® erhalten Sie ein professionelles und standardisiertes Arbeitsinstrument zur Tätigkeitsanalyse. Dank unseres Auswertungstools erhalten Sie aussagekräftige Daten über die erbrachten Leistungen nach Kostenträger, für die Bewohnerinnen und Bewohner und alles nach Qualifikationen (Skill- und Grade-Mix). Da sämtliche Tätigkeiten erfasst werden, können klare Aussagen zu den detaillierten Leistungen sowie auch Kosten im Gesamtbetrieb gemacht werden (z.B. Abgrenzung KVG- zu Betreuungsleistungen, Pensionsleistungen und Strukturzeit, aber auch Darstellungen nach Pflegebedarfsstufen, Grundlagen für KORE und Somed-Statistik). Unser Benchmark lässt zudem einen Aussenvergleich zu.

Das alles können wir mit einem preislich sehr attraktiven Gesamtpaket anbieten!

Haben wir Ihr Interesse geweckt oder haben Sie Fragen? Bitte kontaktieren Sie uns, wir sind gerne für Sie da.

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Rodix informiert, wie die Massnahmen des Bundes zur Bekämpfung des Coronavirus intern umgesetzt werden.

Der Beschluss des Bundesrates vom 16. März 2020 hat weitreichende Konsequenzen für unseren Alltag. Im Rahmen der heutigen Geschäftsleitungssitzung haben wir entschieden, wie Rodix die Massnahmen des Bundes zur Bekämpfung des Coronavirus umsetzt. Gerne informieren wir Sie darüber.

Ein Teil unserer Mitarbeiter arbeitet seit heute im Homeoffice. Dürfen wir Sie deshalb bitten sich in erster Linie per Mail bei der für Sie zuständigen Ansprechperson zu melden. Diese wird sich dann mit Ihnen in Verbindung setzen.

Selbstverständlich setzen wir alles daran, Ihnen weiterhin den bestmöglichen Service zu bieten und arbeiten, trotz der besonderen Situation, weiterhin an den aktuellen Kundenprojekten und der Weiterentwicklung von tacs.

Falls Sie, aufgrund der besonderen Lage, Unterstützung bei Ihrer Arbeit mit der Methode tacs brauchen (z.B. Anlegen Betriebsvariablen im Zusammenhang mit dem Coronavirus), können wir Sie gerne wie gewohnt rasch und unkompliziert unterstützen. Wir sind gerne für Sie da.

Die von uns für Rodix getroffenen Massnahmen gelten, wie vom Bund vorgeschlagen, vorerst bis am Sonntag, 19. April 2020. Gerne halten wir Sie auch in Zukunft, im persönlichen Austausch oder über diesen Kanal, auf dem Laufenden.

Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen und bleiben Sie gesund!

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Am 21. November 2019 fand im Kantonsspital Olten der diesjährige tacsuserday statt.

Unser Kundenanlass diente als ideale Plattform für den Informations- und Erfahrungsaustausch ganz nach dem Credo: tacs®-Anwender inspirieren tacs®-Anwender.

In einem interessanten und kurzweiligen Rückblick auf die vergangenen zwei Jahre erhielten die anwesenden Personen wertvolle Informationen rund um das Thema tacs®. Geschäftsinhaber Reto Odermatt informierte über den aktuellen Stand der tacs®Administration und der tacs®Auswertungen sowie über die geplanten nächsten Entwicklungsschritte. In Bezug auf tacs®2 konnte er beispielsweise berichten, dass aktuell rund 95% aller tacs®-Anwender auf tacs®2 umgestellt haben. Das ist ein sehr guter Wert und zeigt auf, dass sich tacs® weiterhin in die richtige Richtung entwickelt.

Fester Bestandteil eines tacsuserdays sind auch die spannenden Kundenreferate aus der Praxis. So berichteten in diesem Jahr folgende Personen von ihren Erfahrungen mit tacs® in den unterschiedlichen Märkten.

• Aktutbereich: tacs® in der soH, Barbara Camen, Pflegedirektorin Solothurner Spitäler AG, Solothurn
• Langzeitbereich: Motivation einer kleinen Institution für den Einsatz von tacs®, Lisbeth Schürmann-Schaller, Betriebsleiterin Pflegewohngruppe Sonnenrain, Rain
• Spitex: Mehrwert und Nutzen von tacs® in der Spitex Region Schaffhausen, Lea Schiendorfer, Zentrale Dienste Spitex Region Schaffhausen, Schaffhausen
• Psychiatrie: Implementierung tacs® in der IPW, Andreas Wildisen, Projektleiter Spitalapplikationen, IPW, Winterthur

Anschliessend bestand beim Apéro riche die Möglichkeit, sich bei interessanten Gesprächen und spannenden Begegnungen rege mit den anderen Gästen auszutauschen.

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